1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет порядок учета, регистрации, рассмотрения и разрешения обращений граждан в Карачаево-Черкесскую республиканскую государственную бюджетную профессиональную образовательную организацию «Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска (далее по тексту – Колледж), а также контроль за их исполнением.
1.2. Регулирующее действие Положения распространяется на обращения, полученные в письменной или устной форме на личном приеме директором Колледжа, по почте, факсимильной связи, телеграфу, электронной почте и иными информационными системами общего пользования.
1.3. Рассмотрение обращений граждан в Колледже регламентируется следующими нормативными правовыми актами:
1.4. Основные термины, используемые в Положении:
Обращение гражданина (далее по тексту – Обращение) – направленные в администрацию Колледжа или конкретному должностному лицу, в письменной форме или в форме электронного документа, предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина.
Предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию деятельности Колледжа.
Заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе Колледжа и должностных лиц, либо критика деятельности Колледжа и должностных лиц.
Жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.
1.5. Сведения о месте нахождения Колледжа, почтовом адресе для направления обращений, о телефонных номерах и адресе электронной почты для направления обращений; информация о личном приеме граждан директором Колледжа, его заместителями размещаются на информационном стенде в Колледже и официальном сайте Колледжа в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (www.itc-che.ru) (далее тексту – сайт Колледжа).
1.6. Обращения граждан могут быть направлены в Колледж:
1.7. Самостоятельная передача заявителями письменных обращений или курьером направляется по адресу: 369000, Карачаево-Черкесская Республика, г. Черкесск, ул. Октябрьская, 56, приемная директора.
График работы: понедельник, вторник, среда, четверг, пятница – с 08-00 часов до 17-00 часов; перерыв – с 12-00 часов до 13-00 часов.
1.8. Все обращения граждан, поступающие в Колледж подлежат обязательному рассмотрению.
1.9. Отказ в приеме обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию Колледжа, недопустим.
2. Права граждан и обязанности должностных лиц Колледжа
при рассмотрении обращений
2.1. При рассмотрении обращения Колледжем гражданин имеет право:
2.1.1. Представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме.
2.1.2. Знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
2.1.3. Получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
2.1.4. Обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.1.5. Обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
2.2. Должностные лица Колледжа:
2.2.1. Обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан, в случае необходимости – с участием граждан, направивших обращения.
2.2.2. Запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
2.2.3. Принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.
2.2.4. Дают письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов.
2.2.5. Уведомляют гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
2.3. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам при рассмотрении обращений граждан, не могут быть использованы во вред этим гражданам, в том числе, если они могут повлечь ущемление чести и достоинства граждан.
2.4. Основными требованиями к качеству рассмотрения обращений являются:
2.5. Требования, учитывающие особенности работы с обращениями граждан в электронной форме:
3. Рассмотрение письменных обращений и обращений граждан, поступивших по электронной почте
3.1. Поступающие в Колледж письменные обращения принимаются секретарем руководителя, ответственным за регистрацию обращений граждан.
3.2. В целях обеспечения безопасности при работе с письменными обращениями они подлежат обязательному вскрытию и предварительному просмотру.
3.3. При приеме письменных обращений:
- проверяется правильность адресности корреспонденции;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов;
- поступившие с письмом документы подкалываются под скрепку после текста письма, затем подкалывается конверт.
3.4. Ошибочно (не по адресу) присланные письма возвращаются на почту невскрытыми.
3.5. Письменные обращения и обращения граждан, поступившие в Колледж, регистрируются секретарем в течение трех дней с момента их поступления.
3.6. Письменные обращения и обращения граждан, поступившие в Колледж по электронной почте, регистрируются в Журнале регистрации обращений граждан (приложение № 2).
3.7. Журнал регистрации обращений граждан включает в себя следующие разделы:
регистрационный номер;
дата регистрации обращения;
вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой);
сведения о повторности и об осуществлении контроля;
фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес;
аннотация (краткое содержание обращения);
срок исполнения обращения;
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
отметка об исполнении обращения и направления его в дело.
Если обращение коллективное, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ.
3.8. На каждом обращении проставляется дата регистрации и регистрационный номер.
3.9. Анонимные обращения (обращение лица (группы лиц) без указания фамилии, имени, отчества, адреса, даты, личной подписи) не подлежат регистрации и соответственно рассмотрению. Анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся или совершенном преступлении, незамедлительно направляются для проверки в правоохранительные органы.
3.10. Прошедшие регистрацию обращения граждан в зависимости от содержания вопроса в тот же день направляются для рассмотрения директору Колледжа.
3.11. Обращения граждан по вопросам, не относящимся к компетенции Колледжа, в течение 7 (семи) дней со дня их регистрации пересылаются секретарем в соответствующие организации или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение.
3.12. Основания для отказа в рассмотрении обращения:
- в письменном обращении, обращении по электронной почте не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем. Обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- полномочия представителя заявителя не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации (в случае подачи жалобы).
3.13. Обращение может быть зарегистрировано, но не рассмотрено по существу, если:
- обращение того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- обращение направлено лицом, которое признано недееспособным решением суда, вступившим в законную силу;
- обращение подано в интересах третьих лиц, которые возражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц);
- обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членам его семьи.
3.14. В случаях, указанных в пункте 3.12 настоящего раздела, лицо, направившее обращение, оповещается о данном решении с указанием одной из перечисленных причин.
3.15. По письменному обращению и обращению, поступившему по электронной почте, руководителем должно быть принято одно из следующих решений о:
- принятии к рассмотрению;
- направлении в другие организации и учреждения;
- приобщении к ранее поступившему обращению;
- сообщении гражданину о невозможности рассмотрения его обращения;
- сообщении гражданину о прекращении переписки.
3.16. Директор Колледжа рассматривает обращения граждан и определяет должностное лицо, и сроки подготовки ответа заявителю (приложение № 1).
3.17. Должностное лицо готовит ответ на письменное обращение граждан, и передает его секретарю для подписи директором, регистрации и отправки на указанный гражданином почтовый адрес с уведомлением, либо (и) на адрес электронной почты.
3.18. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
3.19. Если в поручении по обращению несколько исполнителей, то они не позднее, чем за 5 (пять) дней до истечения срока ответа на обращение, представляют ответственному исполнителю отчёт для составления ответа.
3.20. Исполненными считаются обращения граждан, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и авторам даны исчерпывающие ответы.
3.21. В случае, если данных, указанных в обращении, недостаточно для принятия окончательного решения, запрашиваются необходимые материалы для заключения и обоснованного принятия решения.
3.22. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 (тридцати) дней со дня их регистрации, если в резолюции не указан другой срок исполнения. Обращения, не требующие дополнительной проверки и изучения, рассматриваются в течение 10 (десяти) дней. Окончанием срока рассмотрения обращения считается дата решения вопроса.
3.23. При невозможности исполнения обращения в сроки, установленные пунктом 3.22 настоящего раздела, необходимо решить вопрос о продлении срока рассмотрения. Продлить срок рассмотрения обращения может только директор, но не более чем на один месяц.
3.24. Результаты рассмотрения обращения сообщаются его автору.
3.25. Исполнитель и лицо, подписавшее ответ, несут ответственность за полноту, содержание, ясность и чёткость изложения сути ответа, достоверность ссылки на нормативные правовые акты.
3.26. Ответы на обращения граждан подписывает директор Колледжа.
3.27. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Информация о персональных данных заявителей хранится и обрабатывается с соблюдением требований российского законодательства о персональных данных.
3.28. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, при направлении письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
3.29. Перед передачей ответов заявителям на отправку секретарь проверяет наличие подписей, соответствие и наличие приложений, указанных в ответе, правильность написания индекса почтового отделения, адреса, фамилии и инициалов корреспондента и исходящего номера письма.
3.30. Оформленные надлежащим образом ответы отправляются секретарем адресатам почтовым отправлением.
3.31. Обращения граждан могут поступать в Колледж в электронном виде, как по электронной почте, так и через интерактивный раздел официального сайта КЧР ГБПОО «Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска.
3.32. Обращения, поступившие на официальный электронный адрес Колледжа, поступают в приемную директора.
3.33. Секретарь, отвечающий за прием электронной почты, передает поступившие обращения директору Колледжа.
3.34. Директор Колледжа рассматривает электронные обращения граждан и определяет должностное лицо, сроки подготовки ответа заявителю.
3.35. Ответственные лица готовят ответ в виде обратного сообщения, согласовывают с директором Колледжа и передают его секретарю руководителя.
3.36. Должностные лица, указанные в приложении № 1, несут ответственность за достоверность информации, содержащейся в обратном сообщении.
3.37. Ответ в виде обратного сообщения направляется секретарем по адресу электронной почты, указанному в обращении в течение 30 дней с момента получения.
4. Личный прием граждан
4.1. Личный прием граждан в Колледже осуществляется директором и его заместителями в соответствии с графиком приема граждан.
4.2. В случае обращения гражданина к директору по срочному с точки зрения гражданина вопросу, прием данного гражданина осуществляется в ближайшее время независимо от графика приема.
4.3. График приема граждан директором размещается на сайте Колледжа и на информационном стенде в Колледже.
4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
4.5. Во время личного приема гражданин делает устное заявление либо оставляет письменное обращение по существу задаваемых им вопросов, в том числе в целях принятия мер по восстановлению или защите его или третьих лиц нарушенных прав, свобод и законных интересов.
4.6. Содержание устного обращения заносится в Журнал учета приема граждан (приложение № 3). В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение может быть дан устно в ходе личного приема. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в устном обращении гражданина вопросов.
4.7. Если в ходе личного приема выясняется, что решение поднимаемых гражданином вопросов не входит в компетенцию Колледжа, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
4.8. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении его обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
4.9. Устные обращения граждан, принятые по телефону, в журнале не регистрируются.
5. Результаты рассмотрения обращений граждан
5.1. Конечными результатами предоставления рассмотрения обращения являются:
- ответ на все поставленные в обращении (устном, в письменной форме или в форме электронного документа) вопросы или уведомление о переадресовании обращения в соответствующую организацию или орган, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов;
- отказ в рассмотрении обращения (устного, в письменной форме или в форме электронного документа) с изложением причин отказа.
5.2. Процедура рассмотрения обращения завершается путем направления ответа или отказа по существу обращения заявителя и получения гражданином результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме или в форме электронного документа.
6. Анализ обращений граждан, поступивших в Колледже
6.1. Директор Колледжа систематически анализирует обращения граждан, содержащиеся в них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, обобщает предложения, принимает меры по снижению количества жалоб, уменьшению повторных обращений.
6.2. Ежегодно, по результатам работы с обращениями граждан, секретарь формирует отчет с разбивкой на письменные и устные обращения, по видам и типам обращений и представляет его на утверждение директору Колледжа с последующим размещением на сайте Колледжа.
7. Формирование дел по обращениям граждан
7.1. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением (разрешением), формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном в Колледже.
7.2. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел Колледжа, хранятся у работника, ответственного за ведение делопроизводства.
7.3. По истечении установленных сроков хранения дела подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.
7.4. Ответственность за сохранность и комплектность документов по обращениям граждан возлагается на работника, ответственного за ведение делопроизводства в Колледже.
Положение разработал:
Инспектор по кадрам Г.Е. Канцурова
Приложение № 1
ПЕРЕЧЕНЬ
лиц, ответственных за рассмотрение обращений граждан, поступивших в
Карачаево-Черкесскую республиканскую государственную бюджетную профессиональную образовательную организацию
«Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска
№№ п/п |
Направление деятельности, к которому относится обращение |
Ответственный за рассмотрение обращений граждан |
1 |
Наименование образовательной организации, место нахождения, телефон, адрес сайта, адрес электронной почты, реквизиты |
Секретарь руководителя |
2 |
Законодательные и нормативные документы |
Юрисконсульт |
3 |
Педагогическая деятельность; перевод, восстановление и отчисление студентов; практическое обучение |
Заместитель директора по учебно-производственной работе |
4 |
Прием в КЧР ГБПОО «Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска |
Заместитель директора по учебно-воспитательной работе Заместитель директора по учебно-производственной работе |
5 |
Обращения по кадровым вопросам |
Инспектор по кадрам |
6 |
Воспитательная работа и социальная защита студентов, студенческое самоуправление, обеспеченность общежитием, работа с сиротами |
Заместитель директора по учебно-воспитательной работе |
7 |
Обеспеченность учебной литературой |
Заведующий библиотекой |
8 |
Посещение и успеваемость студентов, назначение стипендий и иные виды материальной поддержки студентов |
Заведующие отделениями |
9 |
Обращения по соблюдению законных прав сотрудников и студентов Колледжа |
Председатель профкома |
10 |
Финансовые вопросы |
Главный бухгалтер |
11 |
Дополнительное и постдипломное образование |
Заместитель директора по учебно-производственной работе Главный бухгалтер |
12 |
Письменные обращения по архивным справкам а) по личному составу сотрудников Колледжа
б) по личному составу студентов |
Инспектор по кадрам Бухгалтер по заработной плате
Секретарь учебной части |
13 |
Охрана труда |
Специалист по охране труда |
Приложение № 2
Журнал
регистрации обращений граждан в
Карачаево-Черкесскую республиканскую государственную бюджетную профессиональную образовательную организацию
«Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска
Регистрационный номер |
Дата регистрации обращения |
Вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой) |
Сведения о повторности и об осуществлении контроля |
Фамилия, имя, отчество заявителя, адрес |
Аннотация (краткое содержание обращения) |
Срок исполнения обращения |
Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) |
Отметка об исполнении обращения и направления его в дело |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение № 3
Журнал
учета приема граждан в
Карачаево-Черкесскую республиканскую государственную бюджетную профессиональную образовательную организацию
«Индустриально-технологический колледж» г. Черкесска
№№ п/п |
Дата приема |
Фамилия, имя, отчество посетителя |
Адрес, место работы (службы) посетителя |
Краткое содержание обращения |
Какое принято решение, кому поручена проверка, исполнение, ответ посетителю |
Кто принимал (фамилия, подпись) |
|
|
|
|
|
|
|